Los reportes en la empresa son documentos que funcionan específicamente para comunicar aspectos de importancia a los responsables de ella. Normalmente toda esta información se obtiene de una base de datos previamente almacenada por los empleados encargados.
Es indispensable que toda empresa cuente con la función de crear, modificar y adaptar reportes en la empresa para informar sobre su estado actual y así obtener beneficios importantes para el negocio.
¿Sabes cómo realizar estos reportes? Y realmente sabes ¿Por qué son tan importantes? Por medio de este artículo aprenderás dos formas de crearlos y entenderás su verdadera importancia.
Todo sistema empresarial debe contar con funciones que faciliten disponer de los reportes en la empresa.
¿Por qué es importante realizar reportes y medir indicadores?
Estos documentos son elaborados con el fin de informar cómo va el desempeño de una organización con el objetivo de optimizar la toma de decisiones. Estos reportes pueden dar a conocer una situación general o la visión de algo en específico.
Pueden estar enfocados a partir de dos vertientes:
- Técnico: analiza los procesos y sus resultados dentro de la empresa.
- Comercial: analiza las acciones financieras como reporte de ventas, proyecciones, pronósticos, etc.
De igual manera, toda esta información relevante con respecto a la empresa debe analizarse a partir de distintos indicadores. Son variables que intentan calcular en forma cuantitativa o cualitativa los sucesos ocurridos dentro del negocio.
Ahora bien, te dejamos algunas razones de por qué se deben utilizar indicadores en los reportes:
- La empresa debe tomar decisiones a partir de esos resultados.
- Se necesita conocer la eficiencia de las empresas, en caso contrario, se marcha “a ciegas”, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones.
- Se requiere saber si se está en el camino correcto.
- Se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
- Se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia)
En definitiva, realizar un reporte en la empresa que contenga indicadores es de suma importancia para todo negocio. De esta manera se podrá contar con una organización estable financieramente y con operaciones eficientes.
Mediante los reportes en la empresa podemos determinar el futuro de un negocio, para bien o para mal. De manera que se pueda corregir lo malo y garantizar la eficiencia empresarial.
Si no se miden las acciones que se realizan en la empresa, no se podrán controlar. De esta manera, lograr modificar lo que se esté haciendo de mala manera. El fin de todo, es poder tomar medidas sobre los procesos para lograr la excelencia empresarial.
En el mismo sentido, vamos a tocar algunas ventajas que se desprenden de la aplicación de los reportes empresariales:
- Mejor estado de la empresa
Una de las causas por la cual algunas empresas no sobreviven es por la falta de conocimiento sobre su estado actual. Este es un factor que se debe estar monitoreando continuamente para tomar medidas a tiempo si se requiere.
- Eficiencia en la toma de decisiones
Además de poder conocer la situación actual de la empresa, gracias a los reportes, se pueden tomar decisiones más certeras. Incluso, se podría hasta cambiar el plan de trabajo actual por uno adaptado a la situación en que se encuentra la empresa.
- Medición precisa de la productividad
Siendo la productividad un elemento indispensable para las empresas, medirla es una estrategia esencial para el crecimiento de todo negocio. Si los resultados arrojan números bajos, se sabrá que algo está funcionando mal y se debe mejorar.
Estas y muchas más, son las ventajas que se obtienen a raíz de la creación de reportes en la empresa. Pues, conocer tu negocio de pies a cabeza es de vital importancia para su crecimiento, de manera que puedas evitar tanto su estancamiento como su quiebra.
Formas de realizarlo
Toda actividad empresarial tiene métodos y formas de realizarse, con el fin de obtener el mejor de los provechos. Por ende, en este caso, existen dos maneras de realizar un reporte en la empresa. Veamos a continuación:
De forma manual
Esta es la forma tradicional que se viene haciendo desde tiempos remotos. En la que se emplea estrictamente el talento humano y se siguen procesos que requieren tiempo y dedicación exclusiva a esta función.
En primer lugar, el personal encargado, debe definir el tipo de informe que va a realizarse. Puede ser un reporte semanal de ventas, reporte de presupuesto de compras, reporte de marketing, etc.
Luego debe identificar a quién va dirigido el reporte y el objetivo del documento. Posteriormente debe seleccionar las métricas e indicadores que se medirán para obtener los resultados exactos de este análisis.
Del mismo modo, también se pueden establecer comparaciones con anteriores reportes. Así como incluir material visual como gráficos en donde se puedan observar los datos a analizar. Por último, se debe realizar la revisión final y listo.
A través de un ERP
Por medio de un sistema de software ERP es muchísimo más sencillo este proceso. Se trata de un sistema que se encarga de hacer todos esos pasos nombrados anteriormente de manera automática y eficiente.
Utilizar un software ERP para reportes garantiza resultados precisos y sin errores. Además, se pueden generar reportes en minutos, ayudando a mejorar la productividad y eficiencia de toda la empresa.
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Maximise ERP Cloud cuenta con 22 módulos que te permitirán simplificar las actividades más importantes de tu empresa. De manera que sólo debas enfocarte en los detalles y en otras actividades importantes.
El módulo de Reportes Maximise es una herramienta para editar informes nativos o crear nuevos según las necesidades de las empresas.
Puede ser tanto en diseño como en información, ya que la data que captura es de la misma base de datos que se relaciona con los otros módulos. A partir de aquí, se pueden obtener online y exportar en jpg, excel, csv, pdf, etc.
¡Esta es la solución para generar tus reportes!
Conclusiones
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