Si en tu caso sabes que necesitas un ERP software y estás en busca de la mejor solución del mercado, entonces este contenido es para ti. En Maximise te contamos qué criterios tener en cuenta a la hora de hacer tu elección para que tu inversión, ya sea a largo plazo y con el mejor retorno.
El ERP software. ¡Ojo con el que decidas contratar!
Actualmente existe más de una opción de ERP (Enterprise Resource Planning) para automatizar la administración de los recursos empresariales en las diferentes áreas críticas, tales como contabilidad, seguimiento de proyectos, inventarios, bodega y la gestión con los clientes.
Pero ¿cómo elegir sin equivocarse? Esto es importante, porque no todos los ERP pueden ser la mejor opción para ti, especialmente porque estos sistemas han ido evolucionando y hay unos que son más ventajosos en cuanto a funcionalidad, usabilidad y costo.
Antes de sumergirnos en las funcionalidades que debería incluir el mejor ERP, existen unos criterios a tener en cuenta antes de decidir. Revisa que el software sea:
- Escalable. De manera que el programa se adapte al crecimiento o cambios en la estructura empresarial. Así te asegurarás de que la inversión sea a largo plazo.
- Intuitivo y dinámico. Su diseño debería ser amigable, con una interfaz, dashboard y navegabilidad intuitiva.
- Capaz de centralizar la información. Existen ERP que centralizan solo la información de un área y tienes que abrir varios programas o plataformas para acceder a la que corresponda. Por ello, es importante que revises que tu ERP consolide la información de toda la empresa y que la clasifique por áreas. ¡Todo en un mismo lugar!
- Actualizable. Para asegurarte de que la solución sirva a futuro.
- De un proveedor experto y con reputación. Asegúrate de que el proveedor del ERP posea trayectoria en esta solución tecnológica para empresas y tenga reconocimiento en el mercado. Además, debe tener presencia en el país, para obtener mejores garantías de servicio posventa y soporte.
¿Qué funcionalidades debe tener mi ERP software?
Entre las funcionalidades que debiera incluir, están todas las que faciliten la gestión de las áreas y las actividades más críticas y vitales del negocio: gestión de clientes, facturación y contabilidad, y el control de proyectos e inventarios. Todo accesible 24/7 y desde cualquier dispositivo conectado a internet.
Asegúrate de que el ERP que elijas para la empresa se soporte en la nube y tenga funcionalidades básicas, como CRM, facturación SII y control de proyectos e inventarios. Clic para tuitear-
CRM
El CRM (Costumer Relationship Management) es una herramienta que cada vez se vuelve más frecuente y necesaria dentro de las empresas.
Al comienzo puede parecer suficiente llevar los datos de los 10 clientes que tienes en una hoja de Excel; sin embargo, a medida que el negocio crece, te vas dando cuenta de que esto no es suficiente.
De esto dan muestra los administradores y líderes de la gestión administrativa de las empresas, quienes tienen que invertir mayor tiempo y esfuerzo en lograr el tramo de control sobre la gestión de los clientes. Al no tener las herramientas tecnológicas, como el CRM, pueden abrir un margen de error, dejar escapar oportunidades de venta y, en general, alejarse de los objetivos organizacionales.
Ahora bien, ¿qué es lo que te permite el CRM dentro de un ERP? En el caso de nuestro ERP software Maximise, integramos la funcionalidad de CRM para ventas y para mesa de ayuda, por lo que la gestión de las relaciones con el cliente interno y externo se hace más efectiva y sencilla.
Esta funcionalidad es útil para:
- Registro de contactos y sus cargos.
- Origen, interés, montos máximos y mínimos, fecha de inicio y término.
- Seguimiento de las diferentes etapas de un negocio (embudo).
- Registro de las actividades con clientes.
- Archivos adjuntos.
- Agenda de compromisos.
- Envío de mensajería.
- Ingreso y registro de requerimientos, mediante llamada de servicios.
- Registro de historial y seguimiento. Permite adjuntar archivos relevantes.
- Manejo de prioridades de requerimiento.
- Asignación de colas de atención.
- Asignación de soporte técnico.
- Asignación de tiempos estimados.
- Manejo de cierre o apertura de requerimientos.
- Información del estado y etapas de requerimiento de los clientes.
- Análisis de problemas.
- Reportes y formularios dinámicos y gráficos.
2. Facturación online
Revisa que esta funcionalidad de facturación esté ajustada al SII (Servicio de Impuestos Internos), pues de lo contrario, el software será disfuncional.
Nuestro ERP Maximise está ajustado a la normativa vigente de facturación y, al estar todo en la nube, podrás compartir rápidamente la información de la facturación de la empresa con los entes pertinentes, conforme a la ley.
Esto también facilita la administración y control contable y financiero de la empresa a los integrantes del equipo que corresponda, independiente del lugar donde se encuentren.
3. Seguimiento de control de proyectos
El seguimiento de control de proyectos es una actividad vital para el éxito del negocio y se puede hacer con Maximise ERP. Estas son las funcionalidades para ello:
- Definición de proyectos.
- Tipos de proyectos.
- Control de costos.
- Control de avance.
- Importación de presupuestos.
- Modelos de lotes.
- Códigos de agrupación.
- Vales de consumo.
- Estado de avances.
- Consulta estado actual.
- Estado de resultado por proyecto.
- Cartas Gantt por proyectos.
- Ingreso de actividades nuevas.
- Manejo de mano de obra por proyecto.
- Consulta de situación actual de cada proyecto.
- Gastos por proyectos.
- Reportes y formularios contables, financieros y operativos.
4. Sistema de control de inventarios
A través del sistema de control de inventarios, las empresas pueden realizar una rotación óptima de existencias y asegurar que el retorno a la inversión sea el proyectado.
Esto lo puedes hacer con tu ERP siempre que integre la función especial. Nuestro software Maximise ERP la tiene y te permite:
- Completar ficha de producto y servicio con fotografía.
- Manejar categoría, familia, clase y subclase.
- Múltiples bodegas físicas y lógicas.
- Recibir inventario con guía o factura.
- Controlar entregas con guía o factura.
- Maneja lotes y series.
- Manejar múltiples costos, tales como PPM, estándar, estimado, extranjero, financiero, reposición y último costo.
- Mantener catálogos en internet.
- Saber el estado de inventario de cada producto.
- Conocer saldos de productos por bodegas, en tránsito, OC pendientes.
- Manejar foto, talla, color, peso, volumen, entre otros.
- Llevar códigos de barra, código interno, alternativo, proveedor.
- Realizar el listado de productos agrupados por parte.
- La corrección monetaria.
- El cambio de precios masivos.
- Manejar servicios (productos no inventariables).
- Acceso a datos de bodegas por sucursal.
- Campos personalizados por el usuario.
5. Acceso a datos de clientes para aplicar seguimiento posventa
Con el CRM y la base de datos detallada que este software te permite, puedes optimizar el proceso posventa y así fidelizar a los clientes, mejorar la venta cruzada y el aprovechamiento de oportunidades de nuevos negocios con contactos ya registrados.
Esta técnica de atención posventa es una de las usadas por los expertos en el área comercial, pues ayuda a incrementar y consolidar la cartera de clientes, aumentando la reputación de la empresa y generando más ventas e ingresos por compra.
6. Acceso a la información desde cualquier sitio
Ahora, todas estas funcionalidades del ERP deben estar soportadas en la tecnología de la nube para poder acceder a la información 24/7 y sin límite de espacio. Además de la accesibilidad, un ERP en la nube te da los siguientes beneficios:
- Trabajo colaborativo y en línea.
- Reducción de costos en infraestructura, equipos y mantenimiento informático.
- Mayor capacidad de almacenamiento.
- Incremento en la productividad.
- Retorno a la inversión.
7. Seguridad de los datos
Por supuesto, el uso de la nube para tu ERP debe ser respaldado con la ciberseguridad para la empresa, de manera que se cotejen los riesgos que se presentan para la información en la red.
Las medidas que se deben tomar para este fin son:
- Elegir un software ERP elaborado por un proveedor experto, con protocolos de ciberseguridad en el desarrollo con el código fuente y pruebas de vulnerabilidad.
- Usar una red de internet empresarial privada o VPN.
- Fomentar y fortalecer la cultura de ciberseguridad con el equipo de trabajo. Recordemos que las vulnerabilidades se dan, en gran medida, por los empleados que comparten datos de usuarios o contraseñas y desarrollan otras malas prácticas dentro de los protocolos de seguridad de los datos e información.
- Revisar que el ERP tenga perfilamiento de usuarios, de manera que los permisos y accesos para cada integrante del equipo sean de acuerdo con su función y nivel de confidencialidad.
¿Ya sabes qué ERP software necesitas?
Sin duda, cualquier empresa necesita un software que cuente con las funcionalidades básicas para la actividad del negocio y su control desde cualquier parte.
Las necesidades de una empresa constructora, seguramente, no son las mismas de una tienda retail. Por tanto, es importante que tengas en cuenta nuestro último consejo: elige un software escalable. Ese que te permita pagar solo por las funciones que necesitas en cada momento del negocio.
En Maximise también te entregamos esta facilidad. Te ofrecemos planes mensuales para que tengas la mejor opción a tu alcance.
Conclusiones
Antes de elegir un ERP software, es necesario revisar que este cuente con ciertas funcionalidades que lo hagan útil y representen la mejor inversión para la empresa.
Dentro de las básicas y más importantes están la de CRM, control de inventarios y proyectos, gestión de posventa, acceso desde la nube, facturación online y un desarrollo con protocolos de ciberseguridad.
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