La mejor forma de dar seguimiento a un proyecto en tu empresa es con Maximise ERP

Dar seguimiento a un proyecto parece requerir de la omnipresencia o de poderes sobrenaturales, sin embargo, ¡es humanamente posible! Lograr el nivel de exigencia y mitigar los problemas frecuentes es una necesidad que puede ser resuelta con alternativas asequibles para todos. 

¿Quieres saber cómo lograrlo? En este contenido te contamos cómo hacer frente a las dificultades y exigencias en el seguimiento de proyectos. 

La complejidad del seguimiento de proyectos en la empresa

La dificultad de dar seguimiento a un proyecto radica en algunos problemas comunes, que tienen su origen en fases previas a la ejecución. Desde el mismo momento de la planificación hasta su puesta en marcha, surgen inconvenientes que si no se controlan pueden significar el fracaso. 

Cuando es un proyecto

Cuando tienes a cargo un proyecto las dificultades pueden ser más controladas, pues todo el trabajo de seguimiento se concentra en uno solo. Sin embargo, es común que se presenten las siguientes situaciones: 

Información descentralizada: ocurre especialmente cuando no existe un programa o herramienta digital que ayude con la centralización de la información y comunicación entre las diferentes áreas involucradas en el proyecto (contabilidad, finanzas, operaciones, entre otras). Esto dificulta, a su vez, la obtención de datos reales y oportunos que permitan diagnosticar el estatus del proyecto y reflejar los resultados finales.

Desviación del presupuesto: dentro de la planeación de un proyecto se incluye el cálculo del presupuesto, el cual suele excederse sobre la marcha y contraer dificultades. Comúnmente, esto se presenta por errores en la planificación, falta de control en el uso y adquisición de los recursos y variables externas como el cambio de divisa o en el entorno económico y social. 

Incumplimiento de los plazos: según el PMI (Project Management Institute) solo el 50% de los proyectos se cumplen dentro de los tiempos inicialmente programados. Esto en gran parte se debe a la falta de un control exhaustivo y de planes de acción que permitan asegurar que cada responsable en cada tarea cumpla su tiempo límite. 

Cuando hay varios proyectos simultáneos

Cuando existen varios proyectos simultáneos se duplican las problemáticas anteriores, pues el tramo de control es más grande y se dificulta el control. Algunas de las situaciones particulares que complican el seguimiento son: 

• Falta de claridad en las obligaciones y responsabilidades entre los miembros de los proyectos. 
• Dificultad para limitar el poder de decisión de cada integrante. 
• Problemas de comunicación entre las diferentes áreas e integrantes del equipo. 
• Falta de visión del avance y estado actual de los proyectos. 
• Incapacidad para la proyección de resultados. 
• Medición limitada de los indicadores de gestión. 
• Pérdida de capacidad preventiva y correctiva en desviaciones del plan de cada proyecto. 

Alternativas para no hacer el seguimiento manualmente

En todas las situaciones que dificultan dar seguimiento a un proyecto está una causa constante, que es la falta de herramientas de gestión y control. 

A través de una herramienta tecnológica de gestión se logra reducir gastos, tiempos, costos y elevar la productividad en el seguimiento y control de los proyectos de la empresa. 

Tal como lo revela el PMI, la tecnología es crucial para que las empresas logren mayor productividad y efectividad desde las fases de planificación de un proyecto, hasta su ejecución y seguimiento. 

Software ERP

El software ERP es una de las herramientas tecnológicas más usadas en las organizaciones. Para el 2013 el 93% de las empresas de gran tamaño en Chile ya contaban con uno de estos sistemas en su organización, tal como lo reporta el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. 

En las PyME este porcentaje sigue en aumento, gracias al desarrollo de softwares personalizables que se ajustan a los requerimientos presupuestales y de actividad de este tipo de empresas. 

La razón por la que el software ERP logra esta usabilidad en las empresas es porque permite minimizar los riesgos que se presentan comúnmente al dar seguimiento a un proyecto. 

A través del ERP se inicia con un plan diseñado para cada proyecto. En este se fijan y comparten con todos los integrantes que tienen acceso a la herramienta, los cronogramas, organigramas, procesos, metas, indicadores e información relevante. 

Considerando que, la información descentralizada, errores o ausencia de planeación y falta de comunicación son dificultades frecuentes para el seguimiento a los proyectos, se logra comprender el impacto positivo que tiene la implementación del software ERP. 

Maximise ERP Cloud

Ahora, esta efectividad del software para le gestión de proyectos se eleva exponencialmente con soluciones como Maximise ERP Cloud. 

Con nuestra software tienes todas las ventajas de la nube, para el almacenamiento de la información en línea, el trabajo colaborativo y un control de los proyectos de tu empresa desde cualquier parte del mundo. Además, esto es lo que puedes hacer más fácil: 

• Definición de proyectos.
• Clasificación por tipos de proyectos.
• Control de costos, gastos e importación de presupuestos.
• Control y estados de avance.
• Consulta de estado actual. 
• Ingreso de actividades nuevas.
• Manejo de mano de obra por proyecto.
• Estado de resultado por proyecto con Cartas Gantt. 
• Reportes de estados de caja.
• Libro mayor por proyecto.
• Estado de resultados.
• Balance de 8 columnas por proyecto.
• Exportar planillas de recursos.
• Balance Financiero de cada proyecto.
• Inventarios por proyectos.
• Libro de compras por proyecto.
• Recálculos de estados de los proyectos.
• Estados de pago, listado y resúmenes.
• Contabilización automática de los estados de pagos.

Así, optimizar todas las fases de tus proyectos es posible con Maximise ERP Cloud. Incluye este módulo de control de proyectos más los que necesitas exclusivamente para tu empresa ¡Pide tu consultoría para saber cómo ayudarte!

Conclusiones

Dar seguimiento a un proyecto representa dificultades que, en su gran mayoría, se deben a la falta de herramientas de gestión, capaces de optimizar la comunicación, centralizar la información, visualizar el estado en cada tarea y fase del proyecto, y hacer control de las diferentes métricas para el cumplimiento de los objetivos. 

Dentro de las herramientas de gestión más usadas y efectivas está el software ERP, el cual es mejorado exponencialmente con Maximise ERP Cloud, nuestra solución de gestión empresarial que incluye dentro de sus 22 módulos el de control y seguimiento de proyectos. 

Te puede interesar: 

Mejor sistema ERP: Sistema a medida vs. estándar

Puntos a evaluar antes de contratar CRM

¿Cómo comparar soluciones ERP y elegir la mejor para tu empresa?