En el mundo empresarial, es común que las empresas ofrezcan a sus clientes la opción de pagar a crédito por productos o servicios adquiridos. Sin embargo, a menudo los clientes olvidan las fechas de pago o no disponen de la liquidez suficiente. Cuando los plazos de pago se extienden por más de los 30 días, la liquidez y rentabilidad de la empresa se podrían ver comprometidas. Esto se agrava cuando se acumulan créditos por cobrar, generando una importante suma de dinero que la empresa necesita. Si bien las grandes empresas tienen más recursos para afrontar estas situaciones, las pequeñas y medianas empresas se ven más afectadas al contar con menos capital disponible. Agilizar la cobranza se vuelve fundamental para evitar retrasos y mantener la estabilidad financiera de la empresa.
En este artículo, exploraremos la cobranza telefónica como una herramienta eficaz en el ámbito empresarial. Analizaremos estrategias innovadoras que las empresas han desarrollado para abordar a los clientes morosos de manera amigable y directa, acelerando el proceso de cobranza. Descubriremos cómo esta modalidad de cobro ha demostrado su efectividad y su impacto significativo en la recuperación de pagos pendientes, mejorando los resultados de cobranza de las empresas.
Optimizando la cobranza telefónica: Consejos para agilizar el proceso
La cobranza telefónica consiste en establecer comunicación con el cliente para recordarle y motivarlo a pagar su deuda. Aunque es una acción aparentemente sencilla, existen diversas estrategias que pueden acelerar el porcentaje de exitosa en el proceso de cobranza telefónica. A continuación, exploraremos algunas de estas estrategias clave
- Establece políticas de cobranza
Procedimientos y exigencias claras en el área de cobranzas permite que todo el equipo sepa cómo actuar en cada situación. Esto contribuye a una mayor efectividad en la recuperación de dinero. De igual manera, es fundamental tener criterios claros para otorgar créditos. Enfocándose en clientes frecuentes y estables que promuevan confianza. Establecer políticas claras que permite evaluar y tomar decisiones basadas en los resultados obtenidos, asegurando un proceso de cobranza más eficiente a largo plazo.
- Segmentar a los clientes
Para mantener un proceso de cobranza efectivo es importante categorizar a los clientes en función de sus circunstancias individuales. Esto implica reconocer que cada cliente tiene necesidades y situaciones diferentes, lo que significa que no todos los créditos otorgados serán iguales.
Un ejemplo de categorización, podría ser la siguiente:
- Tipo de crédito
- Historial de pago
- Situación económica del cliente
- Capacidad de pago
- Retardados en pago
- Razones especiales de crédito
- Motivaciones de pago
Los resultados son asombrosos cuando se implementa la motivación en una persona. El objetivo es que el cliente realice el pago antes de la fecha acordada al momento de la venta. Los clientes se sentirán ansiosos por alcanzar la meta y así obtener los beneficios prometidos (descuentos, reducción de intereses, bonos, obsequios y entre otros). Asegúrate de que el incentivo sea apropiado y esté en línea con la información que tienes del cliente.
- Automatiza la gestión de cobranza telefónica
En la actualidad, las empresas están enfocadas en automatizar sus procesos con el fin de reducir tareas propensas a errores humanos. Esto se traduce en una mayor eficiencia y agilidad en las actividades realizadas. Es posible utilizar software especializado que se encargue de gestionar de manera ordenada y precisa la información de los clientes. De esta forma, al llevar a cabo el proceso de cobranza, se contarán con informes, datos y toda la información necesaria de manera rápida y eficiente.
Desafíos comunes en la cobranza telefónica: Cómo manejarlos con éxito
Las empresas a menudo enfrentan tres desafíos al llevar a cabo un proceso de cobro, los cuales son la raíz principal del fracaso de la cobranza telefónica y afectan la rentabilidad de la empresa.
- No contar con un profesional capacitado como encargado
La cobranza telefónica requiere atención minuciosa y habilidades similares a las de ventas. No todos son aptos para esta labor, ya que se necesita ser un buen comunicador, comprender y actuar al instante, y dar seguimiento al cliente. Un trabajador sin el perfil adecuado puede causar caos en esta tarea.
- Registros fantasmas de los deudores
Contar con una lista en papel de los clientes y su deuda puede llevar a la pérdida de datos importantes. Del mismo modo, almacenar la información en un archivo Excel o Word puede ser riesgoso debido a posibles accidentes o errores que podrían borrar los datos. Lo ideal es que las empresas utilicen un sistema automatizado y confiable para salvaguardar el historial de cada cliente, asegurando la información necesaria para realizar los cobros y protegiendo los fondos retenidos.
- No haber clasificado a los clientes
Es crucial reconocer que cada cliente es único y requieren estrategias personalizadas. Mantener una clasificación facilita identificar quienes deben pagos próximos o qué clientes son más difíciles de tratar. Registrar información relevante sobre el cliente y cómo abordarlo es muy valioso.
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Maximise ERP Cloud ofrece soluciones instantáneas a estas dificultades, a través de un módulo especializado que automatiza las tareas clave de la cobranza telefónica, logrando así una gestión eficiente en este ámbito.
Módulo de Cobranza telefónica
El sistema es ágil y fácil de usar, mostrando de manera clara la información de deudas y pagos de los clientes. Permite el registro de todas las actividades relacionadas con los deudores y genera informes para tomar decisiones y emprender acciones adecuadas.
El módulo de cobranza telefónica ofrece un completo conjunto de funciones que incluye el manejo de morosidad (montos y abonos realizados). Además, permite gestionar compromisos de pago, realizar consultas múltiples para el seguimiento de documentos, registrar pagos de manera inmediata y llevar un registro de actividades diarias para una gestión eficiente de la cobranza.
¿Cómo ayuda a tu empresa?
La implementación de este módulo de cobranza es la solución integral para superar las dificultades en el proceso de cobranza. Permite centralizar y simplificar la gestión al unificar la información en un solo punto. Con esto, se obtienen informes detallados de los deudores; se generan estados de cobranza y se automatizan las fechas de cobro, agilizando significativamente la cobranza telefónica. Es importante destacar que evita la pérdida de deudas por cobrar y contribuye a una buena rentabilidad empresarial al evitar que se conviertan en incobrables.
Conclusiones
La cobranza telefónica es un aspecto clave que requiere atención para agilizarse de manera efectiva. Esto mejora la experiencia del cliente y la estabilidad económica de la empresa. Al recuperar cuentas por cobrar que parecían perdidas, se logra un flujo de caja positivo y se impulsa el crecimiento económico. Agilizar la cobranza es fundamental para obtener estos beneficios empresariales, evitando problemas graves como la quiebra. Maximise ERP Cloud ofrece soluciones ideales para lograr procesos exitosos y obtener mejores resultados.