En la actualidad uno de los grandes retos de las empresas es agilizar sus procesos para ganar productividad y rentabilidad. En este sentido, implementar herramientas digitales para eficientar los circuitos de aprobación es una decisión clave.
Y es que el volumen de documentación que se maneja en una empresa puede sobrepasar la capacidad de atención detallada. Pero, ¿cómo puede ayudarte un ERP a gestionar tus circuitos de aprobación? Sigue leyendo que te lo contamos más adelante en este artículo.
¿Qué son los circuitos de aprobación?
Para comenzar a entender cómo un ERP te ayudará a gestionar tus circuitos de aprobación, tenemos que definir primero qué son.
Un circuito de aprobación es un proceso en el que un documento u otro elemento pasa a un flujo de distintos niveles. Este documento o elemento puede ser aprobado o rechazado durante ese camino que cursa. Estos estatus serán otorgados por los colaboradores de la empresa previamente autorizados.
Circuitos de aprobación dentro del workflow
Estos pasos que debe recorrer el documento o elemento para su aprobación debe ser definido por la misma dinámica de trabajo. Este workflow variará en función del tipo de solicitud. Generalmente incluye recopilación y enlistado de información, toma de decisión y comunicación.
Para que los circuitos de aprobación tengan el desempeño esperado es necesario definir correctamente los colaboradores que intervendrán en el workflow. Es importante para además, poder hacer un seguimiento detallado de los estatus y darle celeridad a la toma de decisiones.
Con los circuitos de aprobación bien dibujados es menos probable que se extravíe, por ejemplo, una cotización o una factura. Sucede que en ocasiones causan pérdidas económicas por no tener el documento aprobado o rechazado oportunamente.
¿Cómo puede ayudarte un ERP a gestionar tus circuitos de aprobación?
El propósito de un ERP es facilitar los procesos de las empresas mediante la automatización y la integración de todas las tareas y todos los departamentos. En otras palabras, si quieres que en tu organización se ejecuten eficientemente todas las operaciones precisas un ERP.
Al diseñar circuitos de aprobación debes tener claramente definido quien es el responsable de cada tarea y quién de su aprobación o rechazo.
Y es por esto que un ERP tiene la capacidad de agilizar la gestión de tus circuitos de aprobación. Es un sistema que garantiza que todas las solicitudes se revisen, aprueben o rechacen a tiempo.
Al automatizar el proceso se generan avisos y notificaciones para chequear el estado actual de la solicitud y cuál es el próximo paso de verificación. También se puede consultar el historial de acciones en el workflow.
Los ERP tienen en general una interfaz sencilla de manejar por lo que implementarla favorece el desempeño de los equipos de trabajo. Mejora la productividad de los colaboradores y la comunicación entre departamentos.
Beneficios de gestionar los circuitos de aprobación a través del ERP
El beneficio más destacable de gestionar los circuitos de aprobación a través de un ERP es la automatización de distintas funciones. Y todo de manera integrada. Esto permite que tus colaboradores se concentren en las tareas que generen más rentabilidad para la empresa.
Pero repasemos a continuación más beneficios detalladamente.
Mayor control
Cuando implementas un ERP tienes más control de todo lo que está sucediendo en la empresa. Cada acción queda registrada en el sistema, centralizada y actualizada. De esta forma entiendes mejor dónde se podrían estar cometiendo errores.
El objetivo de contar con un ERP es identificar los puntos de mejora en los flujos de trabajo. Igualmente reforzar los procesos que se están haciendo correctamente y replicarlos en otros departamentos.
Información al momento
En el pasado, antes de la digitalización, era muy común ver sobre los escritorios de empleados y colaboradores decenas de carpetas. Toda la información quedaba rezagada por falta de tecnología que ayudara a agilizar la revisión de la documentación. Pero ahora el panorama es muy diferente.
Implementar un ERP en los circuitos de aprobación minimiza los errores y aumenta la eficiencia.
Con la implementación de herramientas como los ERP no solo es posible tener la información centralizada y digitalizada. También actualizada al momento. Esto permite que todos los involucrados en el proceso tengan conocimiento de la situación actual del documento o elemento.
¿Beneficio? Se toman decisiones oportunamente a partir de información valiosa y veraz.
Optimiza los tiempos de los proyectos
Al tener mayor control sobre los procesos y sobre las acciones de cada colaborador podrás optimizar el tiempo que inviertes en tus proyectos. Hay menos probabilidades que algún paso o tarea quede sin hacer o no se le haga el seguimiento necesario.
Un ERP es ideal para gestionar los circuitos de aprobación de tu empresa porque supervisas los progresos en tiempo real. Ahorras recursos y te concentras en otras actividades más importantes de cara a la productividad de la organización.
Notifica inconvenientes
Un ERP tiene la funcionalidad de realizar alertas cuando los circuitos de aprobación están experimentando cualquier tipo de retraso. Identifica dónde están ocurriendo los cuellos de botella y el supervisor puede tomar el control de la situación de manera oportuna.
Se trata en todo momento de agilizar el estatus de los documentos o elementos. Que no se queden atrapados en el workflow y por ello la empresa se pierda de cerrar negocios, por ejemplo.
Conclusión
Implementar un ERP que agilice la gestión de circuitos de aprobación traerá importantes beneficios a tu empresa. Mayor precisión en los procesos conduce a una mejor previsión de los recursos. También hay menor posibilidad de que se produzcan cuellos de botella en el workflow y menos discrepancias.
En Maximise ERP Cloud contamos con un módulo de workflow y alarmas de sistema para circuitos de aprobación. Esta solución garantiza que se cumplan las secuencias de aprobaciones. Los modelos, incluso, pueden personalizarse según las necesidades de tu empresa. ¿Más información? contáctanos.
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