Si estás buscando una forma eficiente de llevar a cabo el control de activos de tu empresa, en este artículo aprenderás de qué manera Maximise ERP Cloud puede ayudarte a realizar dicha tarea de forma práctica, sencilla y eficiente.
Conoce cuáles son las razones principales por las cuales es fundamental llevar una correcta administración y control de los activos de tu compañía y descubre herramientas adecuadas que facilitarán el proceso.
¿Qué es el control de activos?
El control de activos es el trabajo que realiza el área de contabilidad con el objetivo de evitar pérdidas. Mediante el control de los activos, las empresas pueden administrar sus bienes, diseñar estrategias de mantenimiento y hasta evitar robos.
La administración y control de activo requiere de una diversidad de tareas:
- Actualización regular de inventarios con códigos de identificación.
- Definición de lapsos de mantenimiento.
- Creación de reportes mensuales sobre nuevos activos o desincorporaciones
- Elaboración de cuadros de activos en base a la moneda de curso legal y en divisas.
El control de activos fijos no es igual en todas las empresas y depende en gran parte del tamaño de la misma. Esta administración debe ser realizada por personal altamente capacitado ya que un mal manejo de la información puede terminar generando pérdidas.
Los principales beneficios de realizar un control de activos son:
- Posibilita el trabajo con información cruzada de los estados financieros.
- Permite conocer el valor de cada activo, su vida útil, estado, ubicación y personal que se encuentra a cargo de cada uno.
- Ayuda a tomar mejores decisiones en cuanto a inversión en activos.
- Permite conocer los periodos de mantenimientos, transferencias o cualquier tipo de acción que se realice con el activo fijo.
Tipos de activos en una empresa
Para que un elemento de una empresa o negocio sea considerado un activo, debe cumplir 3 requisitos:
- Que cuenten con una viabilidad asegurada. Debe estar comprobada la rentabilidad y suponer un valor añadido.
- Tener pleno control de los activos. La empresa debe contar con la capacidad total de gestionar el activo. No necesariamente son propiedad de la empresa pero es habitual que sí sean.
- Que genere beneficios a futuro. Es la finalidad última de todos los activos: que se conviertan en dividendos.
Si un elemento cumple los tres requisitos mencionados se considera un activo que puede clasificarse en dos categorías distintas según su liquidez, es decir la facilidad que tienen dichos activos de convertirse en dinero.
- Activos corrientes fijos: aquí se encuadran todos los activos de una empresa que no han sido conseguidos con el fin de venta o comercialización. No son elementos que puedan convertirse en valor cuantificable de forma directa. Ejemplos: maquinarias, sistemas informáticos, inmuebles, etc.
- Activos corrientes circulantes: tienen una carácter dinámico y la facilidad para traducirse en valores monetarios o cuantitativos. Se utilizan en un periodo inferior a 12 meses. Ejemplo: dinero con el que cuenta una empresa que puede disponer en cualquier momento.
¿Cómo se realiza el control de activos?
Para realizar una correcta gestión de activos, debes tener en cuenta los siguientes factores:
- Determina su existencia y su ubicación. Esto te ahorrará tiempo en el futuro evitando que busques por toda la empresa.
- Determina la cantidad exacta de activos que dispone tu empresa.
- Mantén un control regular del estado y condición de tus activos fijos. Programa mantenimientos, reemplazos o sustituciones en caso de que tus activos fijos hayan alcanzado su vida útil.
- Define tiempos y tareas de mantenimiento preventivo para reducir daños que impliquen una disminución en la producción.
Control de activos con Maximise ERP Cloud
Hoy en día es posible garantizar una buena administración y control de activos fijos mediante herramientas tecnológicas que permiten no solo la contabilización sino también su respectiva depreciación y amortización.
El software Maximise ERP Cloud cuenta con todas las funcionalidades necesarias para realizar una gestión administrativa eficiente de los activos de tu empresa.
Corrección y Depreciación PCGA e IFRS
Dentro del módulo de activos fijos que ofrece Maximise ERP Cloud, encontrarás las herramientas que te permitirán calcular la depreciación de los activos fijos de forma normal y acelerada.
Además podrás definir la clasificación de cada activo y el manejo de depreciación tributaria e IFRS.
Reportes y Formularios
Dentro del módulo de reportes y formularios podrás encontrar un listado de funcionalidades que te permitirán generar informes claros, detallados y concisos, de toda la administración y control de activos:
- Reportes de listado de activos.
- Reporte de estados por categoría.
- Listado de activos Financieros/Acelerados.
- Herramienta nativa de Maximise ERP Cloud.
- Permite generar reportes nuevos desde la base de datos o modificar los estándar de Maximise ERP Cloud.
- Posibilidades de crear fórmulas específicas.
- Inserción de imágenes.
Conclusiones
Está claro que la administración y el control de los activos de una empresa es una tarea sumamente importante que debe ser realizada de forma detallada y minuciosa. Las principales razones para ello son:
- La posibilidad de llevar un mejor control sobre activos que facilite todos los procesos de mantenimiento y ubicación.
- La oportunidad de determinar activos fijos inexistentes, que no se utilizan o que han sido robados.
- Asegurar cálculos precisos de amortización y depreciación de los activos fijos. Para ello es importante registrar fechas de incorporación de activos, costos y tiempo de vida estimado.
- Evitar sanciones fiscales y disminuir impuestos.
- Reducir gastos definiendo mantenimientos preventivos para alargar la vida útil de los activos fijos.
- Evitar el robo de activos fijos mediante más control y vigilancia.
Si quieres conocer más sobre nuestro Módulo de Control de Activos Fijos… ¡Escríbenos para asesorarte!
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