Workflow automatizado: la clave de los negocios exitosos

Una plataforma de workflow automatizado permite a las organizaciones reducir drásticamente la dependencia de las herramientas convencionales de trabajo.

 Actualmente, las empresas luchan con el desafío de la transformación digital: cómo unificar las comunicaciones comerciales internas y externas, mejorar sus procesos operacionales y la gestión de proyectos.

 En este post te explicaremos de forma detallada lo que implica un workflow automatizado, su importancia, beneficios y de qué forma puedes implementar un software que pueda mejorar y acelerar todos tus procesos departamentales.

¿Qué es el workflow en la empresa?

El workflow es el patrón repetible de una secuencia de actividades o los pasos que tienen lugar para realizar una tarea específica que se debe completar para alcanzar un objetivo comercial repetible.

 La palabra clave aquí es repetible. El workflow no debe confundirse con una tarea pendiente o un conjunto de ellas (proyecto). En pocas palabras, es una cadena de tareas que suceden en una secuencia y algo que haces regularmente.

¿Y el workflow automatizado?

El workflow automatizado permite la sustitución de procesos manuales y en papel utilizando herramientas digitales, generalmente empleando una única plataforma de trabajo que se integra con los sistemas y controles comerciales existentes.

 El objetivo táctico es asegurar que los trabajadores adecuados estén realizando las tareas correctas en el momento preciso y que tengan todo lo que necesitan para completar los trabajos disponibles cuando lo necesiten.

 El workflow automatizado significa que las empresas pueden estandarizar el trabajo, asegurando que se cumplan las reglas comerciales y las políticas de cumplimiento, reducir o eliminar el error humano y proporcionar visibilidad y responsabilidad en cada etapa del proceso automatizado.

¿Por qué debes implementar un workflow automatizado en tu empresa?

El workflow debe automatizarse siempre que sea posible por numerosas razones, incluidas las operaciones más rápidas y un aumento de la eficiencia y la precisión. Otras mejoras incluyen lo siguiente:

• Permite a los empleados trabajar en otras tareas no automatizadas.
• Favorece el ahorro de costes. Esto se debe al aumento de la productividad.
• Aumenta la visibilidad. Si se implementa el mapeo del flujo de trabajo, los procesos de automatización deberían ser más transparentes, dando a la organización una vista general de sus flujos de trabajo.
• Mejora la comunicación. Si se aumenta la visibilidad, la comunicación para los empleados puede ser más precisa.

• Se optimiza el servicio al cliente. Se puede proporcionar automatizando las respuestas a las quejas de los clientes, por ejemplo.

• Se potencia el aumento de la participación del cliente. Los clientes pueden responder más rápido utilizando herramientas de automatización.
• Se puede realizar un seguimiento del flujo de trabajo digital. Esto permite que una organización revise qué tan bien opera su negocio.
• En general, un producto final mejorado.

Beneficios de tener un workflow definido y automatizado

Los beneficios de la automatización del flujo de trabajo incluyen los siguientes:

•  Ciclos de flujo de trabajo reducidos.
• Menor necesidad de trabajo manual.
• Más visibilidad. Significa un tiempo más fácil para identificar problemas operacionales.
• Mayor satisfacción del cliente.

• Satisfacción general de los empleados, lo que elimina la necesidad de tareas potencialmente aburridas y repetitivas.

• Mejoras en la satisfacción de los empleados mediante el suministro de herramientas de análisis de flujo de trabajo, que pueden incluir paneles e indicadores clave de rendimiento (KPI).
• Mejores comunicaciones internas y externas.
• Proporciona a los empleados tiempo para gestionar otras tareas.
• Incremento de la producción.
• Ahorro de costes.
• Menor potencial de error humano.
• Escalabilidad, porque los workflows automatizados se pueden cambiar y agregar cuando sea necesario.
• Gestión de tareas más eficiente, con la inclusión de paneles, calendarios y otras herramientas que pueden estar disponibles a través de herramientas de software de automatización de workflow.

¿Cómo implementar un workflow?

Hay cinco pasos típicos en la implementación de un workflow automatizado:

 El primer paso es identificar las tareas que podrían beneficiarse. Si una organización ve que un área de su flujo de trabajo necesita algún tipo de mejora, ya sea debido a una naturaleza repetitiva, propensa a errores humanos o tiene un alto costo, entonces debe considerar su automatización.

El segundo paso es definir los objetivos comerciales. Para esto, la organización debe poder abordar adecuadamente cómo se logrará el objetivo comercial mediante la implementación de la automatización del workflow en cualquier área definida.

 También es necesario evaluar si este proceso alcanza o no el objetivo comercial. Idealmente, el workflow discutido debe ser simple y puede ser adaptado por los empleados que lo utilizarán.

 El tercer paso debe ser elegir el software de automatización. Este paso requiere que la organización elija qué software utilizará para ayudarlos a alcanzar mejor sus objetivos comerciales ahora definidos.

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 El cuarto paso es capacitar a los empleados sobre cómo usar el nuevo software de automatización del workflow. En Maximise ERP también puedes contar con nuestros servicios para inducir y enseñar a todo tu equipo de trabajo sobre esta nueva modalidad.

 El quinto y último paso es comenzar a medir los KPI. Este paso se debe tomar una vez que el nuevo workflow esté en ejecución. También es necesario monitorear y medir la retroalimentación de los empleados; ambos pueden ayudar a mejorar la experiencia del usuario (UX) y el workflow en general.

Conclusiones

Si bien muchos dueños y gerentes de negocios entienden por qué el workflow es importante, a menudo pasa a segundo plano y tienden a prestar más atención a otras operaciones que consideran más urgentes. Esto sucede porque sienten que están funcionando bien sin un workflow definido y automatizado.

 Sin embargo, si eres propietario de una PyME, configurar y optimizar tu workflow podría ser lo que te distinga de la competencia y te lleve al éxito comercial.

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