Invertir en un buen sistema de control de inventario y adoptar las mejores prácticas puede ayudar a tener tu inventario bajo control y garantizar que tengas las piezas correctas y la cantidad necesaria de suministros para evitar problemas en la producción.
Todas las empresas utilizan al menos algún nivel de sistema de control de inventario. Los mejores sistemas no solo llevarán el recuento de productos, sino que también proporcionarán inteligencia empresarial procesable como lo ofrecen los softwares ERP.
En este post te explicaremos de qué forma puede beneficiar a tu empresa incluir un software ERP en tu sistema de control de inventario y todos las ventajas que es capaz de brindarte, a ti, a tu empresa y a tus empleados.
El sistema de control de inventarios rudimentario
En las primeras etapas del inicio de un negocio, muchos propietarios emplean una simple hoja de cálculo de Excel, o incluso lápiz y papel, para realizar un seguimiento manual del inventario.
Pero cada paso manual puede estar plagado de posibilidades de error humano, desde contar en el piso del almacén hasta la entrada de datos y su manipulación. Cada acción llena de errores es capaz de agravar el problema, y solo una repetición manual puede restaurar cualquier sentido de precisión.
Uno de los aspectos negativos del conteo manual son las dificultades para convertir la información en papel en datos útiles. Hacer marcas en un checklist es una cosa, pero escribir esos resultados en una hoja de cálculo puede ser una tarea abrumadora.
¿Por qué dejar de utilizarlo?
A medida que tu negocio crece, encontrarás que estos métodos manuales y ya rudimentarios no son viables; son lentos e inexactos. Y es aquí donde entran en juego los sistemas de control de inventario, con el fin de aumentar tu eficiencia, precisión y, en última instancia, tus ingresos.
Emplear un sistema de control de inventarios es importante para administrar un negocio lucrativo porque mantiene el stock de tus productos organizados y puede realizar un seguimiento preciso de tus gastos.
Un sistema de control de inventario ayuda a abordar el desafío de garantizar que tu nivel de inventario esté en el lugar correcto y en el momento adecuado. Clic para tuitearEl registro y la revisión de las tendencias del inventario también son fundamentales para el crecimiento de tu empresa. A medida que tu empresa atraiga a más clientes, sus necesidades de inventario también aumentarán.
La alternativa: El software ERP
Con un sistema ERP para el control de inventario no solo evitarás las trampas de usar una hoja de cálculo y todo el error humano que puede estar asociado con estos procesos, sino que también puede ahorrarte tiempo en actualizar y equilibrar el inventario manualmente.
Al utilizar un sistema ERP, tu inventario se integrará automáticamente con todos los procesos, desde la planificación hasta la producción y la contabilidad. Podrás administrar todas las operaciones desde un sistema y hacer que tu organización sea más organizada, optimizada y eficiente.
Entre los beneficios de un sistema de control de inventarios ERP, destacan:
Seguimiento de inventario
La gestión de inventario se trata de saber qué existencias tienes a mano. Sin embargo, a menos que tu sistema esté integrado con el resto de tu organización, no podrás optimizarlo de manera efectiva.
Un ERP integra la gestión de tu inventario con el resto del proceso operativo, lo que facilita su seguimiento. Además, le brinda a tu personal acceso instantáneo a una base de datos de inventario centralizada que se actualiza en tiempo real.
Esto le permite saber exactamente lo que puede o no puede cumplir, qué materias primas tienes a mano, y te da la confianza de que lo que está registrado en la base de datos coincide con lo que está en tu estante.
Automatización
Un sistema ERP puede ahorrarte tiempo y dinero al eliminar la tarea de procesar manualmente la gestión de inventario. Esto evita el error humano y los potenciales problemas que lo acompañan. También tendrás una imagen completa de tu inventario en sus dashboards, lo que te brindará una mejor visibilidad de tus operaciones.
Emplear un sistema ERP no solo evitará los errores manuales, sino que te ahorrará tiempo en actualizar el inventario y agilizará tus procesos Clic para tuitearCon un sistema ERP, casi todo está automatizado, incluso los contactos de tus proveedores se mantienen actualizados, lo que le brinda más confianza y más tiempo para hacer bien el trabajo.
Agiliza los procesos comerciales
Puedes realizar un seguimiento automático del inventario que utilizas en cada trabajo, lo que, por ejemplo, te permitirá realizar una planificación de producción adecuada, ya que sabes exactamente la cantidad de materia prima que tienes a mano y lo que necesitas pedir para completar un trabajo.
Previsión, reabastecimiento y gestión del exceso de inventario
Un sistema ERP hace seguimiento de las ventas, las compras y la logística para tener los niveles de inventario adecuados y satisfacer tus necesidades comerciales. También puedes aprovechar un sistema de administración de inventario que está sincronizado con el resto de tus operaciones, lo que facilita su administración.
Permiten ahorrar dinero
El uso de un ERP para la administración de inventario maneja muchos aspectos diferentes de tu negocio, reduciendo la carga de trabajo general y minimizando los gastos.
Maximise ERP CLoud: El mejor sistema de control de inventarios
Nuestro software Maximise ERP Cloud cuenta con 22 módulos integrados para gestionar todas las áreas y procesos de tu empresa. Y entre ellas se encuentra el módulo de “Inventario y Gestión de Bodega”.
En este apartado te ofrece de una forma seria y simple las tomas de inventario y entregas múltiples de bodega. Su eficiencia y puesta en práctica garantiza un buen retorno de la inversión capital
Entre las funcionalidades de este módulo figuran:
- Completa ficha de producto y servicio con fotografía.
- Manejo de categoría, familia, clase y subclase.
- Múltiples bodegas físicas y lógicas.
- Recepción de inventario con guía o factura.
- Control de entregas con guía o factura.
- Manejo de lotes y series.
- Posibilidad de manejar múltiples costos, PPM, estándar, estimado, extranjero, financiero, reposición, último costo, etc.
- Mantención de catálogos internet.
- Estado de inventario de cada producto.
- Saldos de productos por bodegas, en tránsito, OC pendientes.
- Manejo de foto, talla, color, peso, volumen, entre otros.
- Códigos de barra, código interno, alternativo, proveedor.
- Listado de productos agrupados por parte.
- Corrección monetaria.
- Cambio de precios masivos.
- Manejo de servicios (productos no inventariables).
- Bodegas por sucursal.
- Campos personalizados por el usuario.
Además, entre los reportes y formularios que puedes emitir en este módulo, destacan:
- Ingresos y egresos de productos.
- Inventario valorizado.
- Cartola de movimientos por bodega.
- Saldos de productos por bodegas, en tránsito, OC pendientes.
- Inventario contable y por proyecto.
- Emisión de libro electrónico de guías de despacho, etc.
Conclusión
Si no cuentas con un buen sistema de control de inventario, es posible que estés lidiando con emergencias de stock y falta de materias primas para satisfacer las demandas de producción, lo que puede costarte tiempo y dinero, perder clientes y dañar tu reputación.
Los sistemas de control de inventario ERP están diseñados para reducir el trabajo manual, al automatizar y optimizar los procesos, todo lo cual va de la mano con el crecimiento de tu negocio.
En Maximise ERP Cloud te ofrecemos nuestro módulo de “Inventario y Gestión de Bodega” para que puedas llevar a cabo tus procesos con agilidad, eficiencia y ahorro de tiempo. Contáctanos y cuéntanos lo que necesites.
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